In het kort
Een dagvoorzitter leidt de inhoud van een congres, kennisdag of bedrijfsevent. Hij of zij bereidt de sprekers voor, houdt de rode draad vast, interviewt en stuurt de tijd. Een goede dagvoorzitter zorgt dat je publiek de hele dag blijft luisteren.
Meer dan aankondigen
Veel mensen denken bij een dagvoorzitter aan iemand die zegt: “Dan geef ik nu het woord aan...” Dat hoort er ook bij. Maar het is hooguit tien procent van het werk.
De rest gebeurt eromheen. Voor de dag, tijdens de dag en in de pauzes.
Voor de dag: voorbereiding
Het thema begrijpen. Een dagvoorzitter verdiept zich in het onderwerp, de sector en de gevoeligheden van de organisatie. Je hoeft geen expert te zijn. Je moet wel de goede vragen kunnen stellen.
Sprekers spreken. Ik spreek elke spreker, gast of panellid vooraf. Zo weet ik waar hun verhaal zit, waar ze energie van krijgen en waar ik wel en niet op door kan vragen.
De rode draad bepalen. Een dag met zes sprekers is zes losse verhalen, tenzij iemand ze verbindt. De dagvoorzitter zoekt waar ze elkaar raken en schrijft de overgangen.
Afstemmen met de organisatie. Tijdschema, doel van de dag, wat er niet mag misgaan. Een briefing van een uur is vaak genoeg.
Tijdens de dag: de inhoud sturen
Openen en afsluiten. Een goede opening zet de toon en zegt waarom je hier bent. Een goede afsluiting laat mensen met één ding naar huis gaan, niet met tien.
Interviewen en doorvragen. Een spreker die van een script leest, wordt opeens levendig als iemand een goede vraag stelt. Dat leerde ik bij de radio: 5.000 uur radio maken leert je luisteren en schakelen.
Een panel leiden. Zorgen dat iedereen aan bod komt, dat het niet blijft hangen in beleefdheden en dat de tijd klopt.
De tijd bewaken. Loopt een spreker uit, dan schuift de dagvoorzitter het programma bij zonder dat het publiek het merkt.
Het publiek erbij houden. Na de lunch zakt de energie. Een dagvoorzitter voelt dat en past tempo, vragen of interactie aan.
Opvangen wat misgaat. Een beamer die uitvalt, een spreker die zich ziek meldt, een panellid dat te lang praat. Dat zie je als organisator vaak niet eens, en dat is precies de bedoeling.
Wat een dagvoorzitter niet doet
Hij is geen spreker en vult de dag niet met eigen verhalen. Hij is ook niet hetzelfde als een presentator: een presentator draagt het programma (aankondigen, tempo, sfeer), een dagvoorzitter leidt de inhoud. Het verschil lees je in Dagvoorzitter of presentator: wat heb je nodig? En hij beslist niet over het programma. Dat doet de organisatie. De dagvoorzitter denkt mee.
Wanneer heb je er een nodig?
Een dagvoorzitter loont als je meer dan twee of drie sprekers hebt, als het onderwerp complex of gevoelig is, of als je publiek de hele dag moet blijven luisteren. Bij een korte bijeenkomst met één spreker is het meestal te veel. Hoe je dat afweegt, staat in Wanneer heb je wel of geen dagvoorzitter nodig?
Wat kost het?
Dagvoorzitterschap begint bij mij vanaf 1.000 euro, inclusief voorbereiding en voorgesprekken met alle sprekers. Meer over de prijs lees je in Wat kost een dagvoorzitter? Een eerlijk antwoord.
Veelgestelde vragen
Spreekt een dagvoorzitter de sprekers vooraf?
Een goede dagvoorzitter wel. Ik spreek elke spreker, gast of panellid vooraf. Zo weet ik waar hun verhaal zit en waar ik op door kan vragen.
Hoeveel tijd kost een dagvoorzitter de organisatie?
Weinig. Een briefing van een uur en het verbinden met de sprekers. De voorgesprekken, het inlezen en de dag zelf regelt de dagvoorzitter.
Kan een collega ook dagvoorzitter zijn?
Dat kan, zeker bij een kleinere interne bijeenkomst. Een externe dagvoorzitter staat onafhankelijk tegenover sprekers en directie, durft door te vragen en heeft de dag als enige taak.
De korte versie
Een dagvoorzitter zorgt dat jouw dag meer is dan een rij presentaties. Hij bereidt voor, verbindt, stuurt en vangt op. Als het goed gaat, merk je er weinig van. Je ziet alleen een publiek dat blijft luisteren.
Benieuwd wat dat voor jouw event betekent? Plan een gratis kennismaking of bekijk wat ik doe als dagvoorzitter.