Wanneer heb je wel of geen dagvoorzitter nodig?

Ik ben dagvoorzitter, dus je verwacht misschien dat ik zeg dat elk event er een nodig heeft. Dat doe ik niet. Een dagvoorzitter inhuren voor de verkeerde dag is zonde van je budget, en een goede zaal prikt daar moeiteloos doorheen. Dus laten we het omdraaien: wanneer betaalt het zich wel terug, en wanneer kun je het beter aan iemand anders overlaten of gewoon zelf doen?

Hieronder de eerlijke versie, geschreven door iemand die er baat bij zou hebben om je iets anders wijs te maken.

Je hebt een dagvoorzitter nodig als...

Er is één rode draad in alle situaties hieronder: er staat inhoud op het spel die er zonder regie niet vanzelf uitkomt. Herken je een paar van deze punten, dan verdient een dagvoorzitter zich terug.

• Je hebt meerdere sprekers die je aan elkaar wilt verbinden. Losse presentaties zijn nog geen samenhangend verhaal. Iemand moet de rode draad bewaken en de bruggen tussen de blokken slaan.
• Er is een paneldiscussie of interview op het programma. Een panel dat niemand strak leidt, valt uiteen in vier mensen die om de beurt hun standpunt herhalen. Daar heb je iemand voor nodig die doorvraagt en de wrijving opzoekt.
• Het thema is complex, technisch of gevoelig. Als je publiek risico loopt te verdrinken in jargon, heb je een vertaler nodig die ter plekke terugbrengt naar mensentaal.
• Je wilt dat het publiek iets meeneemt, niet alleen iets beleeft. Als het doel leren, veranderen of nadenken is, moet er iemand zijn die de inhoud bewaakt terwijl jij de organisatie bewaakt.
• De inhoud is te belangrijk om aan het toeval over te laten. Een kennisdag of congres waar je maanden aan hebt gewerkt, verdient iemand die vooraf met de sprekers spreekt en op de dag zorgt dat de verhalen ook echt landen.

Je hebt er waarschijnlijk geen nodig als...

En dan de andere kant, want die is net zo belangrijk. In deze gevallen voegt een dagvoorzitter weinig toe, of zoek je eigenlijk iemand anders.

• Je event draait om vieren, niet om verdiepen. Een jubileum, een award-uitreiking, een productlancering of een feestelijke opening vraagt om een presentator die de sfeer draagt, niet om iemand die de inhoud opgraaft.
• Er is maar één spreker met één helder verhaal. Een keynote die op zichzelf staat, heeft geen gastheer nodig die ertussen gaat zitten. Een korte introductie volstaat.
• Het is een interne bijeenkomst met een vaste structuur. Een teamdag of kwartaaloverleg met een strak agenda-format loopt vaak prima onder leiding van iemand uit de organisatie zelf.
• Je zoekt eigenlijk een technisch host of moderator online. Voor een webinar waar vooral chatvragen gebundeld moeten worden, is een volwaardig dagvoorzitterschap overkill.

Het grijze gebied: kan iemand van binnen het niet doen?

De meest gestelde tegenvraag: waarom niet gewoon een enthousiaste collega of de directeur zelf? Soms is dat prima. Maar weeg twee dingen mee.

Ten eerste de onafhankelijkheid. Iemand van binnen kan lastig kritisch doorvragen bij de eigen bestuurder, en durft een uitlopende spreker vaak niet te onderbreken. Een externe dagvoorzitter heeft die vrijheid wel, en de zaal voelt het verschil.

Ten tweede de aandacht. Wie de dag leidt, kan niet tegelijk netwerken met gasten, brandjes blussen of zelf inhoudelijk bijdragen. Door de rol uit te besteden, houden je eigen mensen hun handen vrij voor het werk dat alleen zij kunnen doen.

Een korte test voor jezelf

Twijfel je nog? Stel jezelf deze drie vragen. Twee of meer keer ja, en een dagvoorzitter is waarschijnlijk een verstandige investering.

• Wil ik dat mijn publiek aan het einde van de dag iets anders doet, denkt of voelt dan ervoor?
• Zijn er gesprekken of panels waar de inhoud pas ontstaat als iemand de juiste vragen stelt?
• Zou het schaden als de inhoudelijke regie op de dag zelf aan het toeval wordt overgelaten?

Wat je hiervan meeneemt

De vraag is niet of een dagvoorzitter mooi staat op je programma. De vraag is wat er aan het einde van de dag gebeurd moet zijn. Gaat het om een ervaring, dan zoek je een presentator of doe je het zelf. Gaat het om inhoud die moet landen, dan verdient die inhoud iemand die haar bewaakt.

En weet je het nog niet zeker? Leg het gerust een keer voor. Ik zeg je eerlijk of jouw event er een nodig heeft. Ook als het antwoord nee is.